Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej musi przebiegać w sposób prawidłowy na podstawie upoważnienia dyrektora właściwego miejscowo archiwum państwowego

Dokumentacja niearchiwalna, są to akta, która ma okresowe zastosowanie i po ustalonym terminie jej przechowywania jest brakowana. Tworzy inną grupę od dokumentacji archiwalnej.

kosz

Autor: Quinn Dombrowski
Źródło: http://www.flickr.com
Ustalony okres przechowywania dokumentacji niearchiwalnej jest zróżnicowany na ustalone kategorie kwalifikacyjne do ustalonego czasie jej przechowywania i po terminie może nastąpić niszczenie dokumentów z zachowaniem ustalonych poprzez kodeks cywilny oraz karny terminów przeterminowania dokumentacji terminowej. Również określone kategorie kwalifikacyjne rozróżniają papiery terminowe na ustalone grupy, które pokazują na przeznaczenie i termin brakowania dokumentów oznaczonych symbolami: „B”, „Bc” i „BE”. Symbol „B” określa kategorie archiwalną dokumentacji niearchiwalnej, to znaczy archiwizowanej dokumentacji do okresu jej przedawnienia.

Źródło: http://www.destroy.pl/oferta/brakowanie-dokumentow/

Dokumenty niearchiwalne oznaczone symbolem „B” z dodaniem cyfry arabskiej, np. 5, 10, 25, jest to kategoria dokumentacji niearchiwalnej o czasowym znaczeniu praktycznym. Po obowiązującym czasie jej archiwizowania, którą określa liczba arabska, jest brakowana. Trzeba jednakże przy tym pamiętać, że okres jej przechowywania liczy się w całych latach kalendarzowych, licząc od 1 stycznia roku kolejnego do terminu jej wydania po koniec czasu jego

znak

Autor: Mark Morgan
Źródło: http://www.flickr.com

praktycznego zastosowana. Dokumentacja niearchiwalna określona symbolem „Bc” ma krótkotrwałe znaczenie faktyczne i po bezpośrednim upływie jej faktycznej zastosowalności jest dawana na makulaturę.

Z kolei dokumentacja okresowa określona znakiem „BE” z końcówką cyfry arabskiej, jest to dokumentacja, która po czasie przechowywania, np. BE15 czyli po 15 latach archiwizowania jest poddawana ponownemu sprawdzeniu przez rzetelną komisję założoną poprzez archiwum państwowe. Brakowanie dokumentów niearchiwalnych w państwowych i pozarządowych spółkach może wykonywać się jedynie za akceptacją dyrektora miejscowego archiwum państwowego.

Komórki w rękach prywatnych takie jak spółki, stowarzyszenia, organizacje pozarządowe, spółdzielnie itp. mogą występować do archiwum państwowego o wypowiedzenie zgody dotyczącej recyklingu dokumentacji. Brakowanie dokumentów powinno być czynione systematycznie raz w roku, a w przypadku niedużych archiwów czy składnic w miarę zapotrzebowania – więcej na stronie www. Po uzyskaniu decyzji terytorialnego archiwum państwowego, dokumenty terminowe należy przyszykować do recyklingu zablokowując głownie dostęp osób trzecich do informacji zawartych w aktach. Recykling dokumentów powinien byś sprawdzany przez profesjonalną komisje nadzorującą zniszczenie dokumentów. Akty zawierające dane prywatne, adresowe oraz znaczące umowy mówiące o firmie muszą przed przekazaniem ich na makulaturę, zostać usunięte (np. niszczarką).